事務処理が早い人ほど、営業が出来る人!

事務処理

・毎日の膨大な事務作業
・処理しないといけないけど、時間が掛かる。

大変ですよね。

とはいえ、やらないわけにはいかない。

そういえば、スーパー営業マンの〇〇さんは事務処理早いな。

営業出来る人は、事務作業が早いです。これは間違いありません。

後述しますが、営業成績が良くても、事務作業が遅い人はパンクします。

私も、事務処理は苦手でした。

ですが、営業していくうえで、事務処理のスピードを上げないとマズイことに気が付きました。

今回は、そんな経験を通して、事務処理について書いていきます。

目次

事務処理が遅いとマズイこと

案件が増えたときにパニックになる

1件あたり3時間の事務処理時間が掛かるとします。

すると、5件案件を取ってきたら、15時間掛かる計算に。

丸二日かけて事務処理をしないといけません。

その間にも、案件は動いている。

営業以外にも、社内の会議など他のタスクはどんどん入ってくる。

パニックになります。

今度は、事務処理でミスをするでしょう。

事務処理でミスすると、更に仕事が増えますよね。

自分で修正できなければ、他の人の協力も必要。

倍以上に時間が掛かって、もっとパニックになります。

営業量を増やせない

事務処理が遅いと、時間の余裕が作れません。

本来、出来る限りの時間を営業に回した方が、成果は出ます。

しかし、事務処理を怠るわけにはいかず、結果的に、1日過ごして営業1件、みたいなことも起こります。

「自分は営業職なんだから、事務処理は出来なくてもいい」

そう考えているなら、間違いです。

クライアントの信用が下がる

事務処理がおろそかな営業マンは、不安がられます。

クライアントは見ています。

丁寧に正確に素早く処理してくれる営業マン、安心できますよね?

事務処理遅いと、クライアントとしても、状況聞いたり、催促しないといけないかもしれません。

これってめちゃくちゃ心理的に負担が掛かります。

『この会社、あの担当者、大丈夫かな?』

そう思われかねません。

クライアントとの信頼関係のためにも、事務処理は早い方が良いでしょう。

事務処理が早い人と遅い人の違い

事務処理早い人
事務処理遅い人
  • 完了までのフローが見えている
  • お客さんに必要事項を予め伝えている
  • 次の人が処理しやすいように工夫している
  • 時間を作って一気にやる
  • 社内の人に協力してもらっている
  • 常に工数削減できないか考えている
  • 身の回りの整理整頓を怠らない
  • 1件1件丁寧に処理している
  • 全体を把握しておらず、場当たり的に対応
  • 必要書類を都度お客さんに伝えている
  • 決まったフローをこなすことが正義と考えている
  • デスク周りやPCの画面が散らかっている
  • スピード重視で雑に処理している

事務処理が早い人は、まず慣れています。

そのため、全体フローが見えていて、予めお客さんに必要書類を手配する根回しも完璧です。

そして、次に処理する人のことを考えて、回します。

たとえば、メモ書きやコメントなどで

「このケースは○○なので、△△の部分が通常から変更になっています」

という文言を添えることで、スムーズに処理が進むように工夫しています。

また、今のやり方が最善とは思っておらず、常に工数削減を考え、周りに相談したりしています。

そして、間違いなく整理整頓・管理も出来ています。

事務処理が遅い人はこの真逆です。

事務処理は「ミスなく、漏れなく」やった方が、結果的に早く終わります。

結局、焦って雑にやるより、1件1件丁寧に進めた方が効率的なのです。

もしあなたが、事務処理が苦手と感じるなら。

事務処理が早い人が心掛けていることを、真似してみてください。

・全体の流れを書き出す
・必要書類と注意点などをお客さんに漏れなく依頼する
・社内で次に処理する人に声をかけておく
・事務処理の時間を確保する
・身の回りを片付けておく
・工夫できそうなところを探す

出来るところから、やってみてもらえればと思います。

他の人に頼む前にまず自分でやる

「事務処理面倒だから、他の人の頼もう」

それ自体は悪いことではありません。

しかし、まず自分で一通りやってみることをオススメします。

理由は、全体像を把握するためです。

・どこに手間がかかるのか?
・どの部分を任せて、どの部分を自分でやった方が良いのか?
・イレギュラーが発生しそうなのはどの箇所か?

など見えてくるものがあります。

これを把握しておくことで、任せた人からの質問にも、素早く応えらえるようになり、結果的に事務処理も早く終えられるでしょう。

まずは、自分で全部やってみてください。

早い事務処理が好循環を生む

事務処理が早いと、好循環が生まれます。

①案件取ってくる→事務処理(素早く)→更なる営業活動へ→より多くの案件獲得
②案件取ってくる→事務処理(素早く)→クライアントの信用向上→リピート案件獲得

①は空いた時間で更なる営業活動にいく、新規営業強化です。成果を上げることができます。

②はクライアントの信用向上による、リピート強化です。営業活動しなくても、案件が増えるので、効果は絶大です。

商材にもよりますが、営業の基本は、新規案件獲得し、クライアントとの信頼関係を深め、リピート案件獲得につなげることですよね。

営業機会を増やし、新規顧客案件を増やすことで、リピート案件も増えます。

そのためにも、早くかつ丁寧な事務処理は欠かせないピースです。

今より改善できるところはたくさんあるはず。

事務処理を軽視せず、ぜひ現状を見直し、早い事務処理が出来る人を目指してみてください。

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